Tanah Bumbu — Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan (Dispersip) Kabupaten Tanah Bumbu telah melaksanakan rekonsiliasi arsip aktif SKPD yang digelar per triwulan dihadiri oleh Pengelola Arsip Lingkup Pemerintah Daerah Kabupaten Tanah Bumbu dengan jadwal yang telah diatur secara bergantian per SKPD/Unit Kerja dilaksanakan dari tanggal 15 sampai 17 Maret 2023 bertempat di Lantai 3 Kantor Dispersip di Gunung Tinggi, Batulicin.
Kepala Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Yulia Rahmadani melalui Kepala Bidang Kearsipan Hj Noryana menyampaikan kegiatan ini bertujuan untuk melihat dan mencocokan berapa banyak arsip yang diciptakan SKPD/Unit Kerja per bulannya, dan apakah penciptaan arsip sudah sesuai dengan Tata Naskah Dinas.
Secara teknis kegiatan rekon arsip ini dilakukan oleh tim rekon arsip dari LKD Tanah Bumbu dengan melihat berapa jumlah surat masuk dan surat keluar dalam daftar arsip aktif yang telah dibuat oleh Arsiparis Arsip SKPD tiap bulannya, kemudian mengecek beberapa sampel penciptaan surat keluar yang dicocokan dengan Peraturan Bupati tentang Tata Naskah Dinas Nomor 15 Tahun 2009.
“Setiap pengelola arsip ditugaskan setiap bulannya membuat dan mengumpulkan daftar arsip aktif ke LKD yang disampaikan melalui aplikasi Srikandi dimana daftar arsip
yang diciptakan nanti sebagai bahan data penyusutan arsip,” sebut Hj Noryana, Kamis (16/3/2023).
Jika terdapat kesalahan atau kekurangan dalam hal penciptaan arsip, tim rekon arsip akan memberikan catatan sebagai bahan masukan untuk perbaikan penciptaan arsip kedepannya. Catatan tersebut akan disampaikan ke masing-masing pimpinan SKPD dengan menyampaikan berita acara hasil rekon.
Hj Noryana menambahkan bahwa kegiatan rekon arsip ini merupakan pembinaan kearsipan yang berkelanjutan dan juga sebagai upaya untuk memonitor dan memastikan bahwa semua arsip yang tercipta sesuai peraturan tata naskah yang berlaku.
Dalam kegiatan rekon yang dilaksanakan per triwulan ini SKPD juga berkesempatan melakukan konsultasi dan koordinasi berkaitan dengan pengelolaan kearsipan yang baik sesuai Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria. (Ag)
